Sådan skaber vi meningsfulde møder og workshops

December 14, 2023

Møder. Nogle betragter dem som frygtelige, mens andre overvejer helt at afskaffe dem helt. Hos Epinion stræber vi efter at have meningsfulde møder med vores kunder og afholde værdifulde workshops, når emnet kræver ekstra bearbejdning. For det er nu en gang Alle vigtige touch points med vores kunder er nemlig vigtige. Her kan du læse om nogle af de workshopkoncepter Epinions rådgivere arbejder ud fra, og den tilgang vi benytter, når vi udvikler workshops. For, for der er aldrig to workshops, der er ens. 

Epinion faciliterer hver uge en lang række af workshops, som led i vores samarbejde med kunder om strategiske projekter. Nogle gange fysisk, andre gange digitalt. For vi tror på, at samtaler mellem mennesker er værdifulde og helt essentielle i vores rådgivning. Men det kræver disciplin, faglighed og forberedelse at lave værdiskabende møder og workshops, som er engagerende.

Skal vi overhovedet mødes?

Der er mange, der tror, at forberedelsen starter med dagsordenen. Men sådan ser vi ikke på det. Forberedelsen starter med at overveje, hvorfor vi i det hele taget skal afholde et møde eller en workshop. Hvorfor skal vi overhovedet mødes? Hvem skal deltage? Hvilken rolle har de på workshoppen? Det virker måske banalt, men ikke desto mindre glemmes denne del, og så ender mange med at få nok af møder.

Når vi har taget stilling til dette ret banale men helt essentielle spørgsmål, begynder vi at overveje, hvilke engagerende greb, der kan bruges for at understøtte det, vi gerne vil. Først derefter udformer vi en detaljeret drejebog, hvor hvert element i workshoppen specificeres og planlægges. På den måde får både formål og format fokus i forberedelsesfasen.

Den grundige forberedelse sikrer samtidig at deltagerne møder op og er mere engagerende, fordi de forstår processen, formålet og deres rolle.

Når vi udvikler workshops, består processen af 2 trin:

• Konceptudvikling: Her afstemmes formål, output, hvem og hvor mange der deltager, format varighed og sted. Herefter udarbejdes en konceptskitse, øvelser og materialer. Konceptskitsen er udgangspunktet for dialogen med kunderne for at sikre, at vi opnår det, vi vil med workshoppen.
• Detailplanlægning og drejebog: Først når den konceptuelle retning er lagt, udarbejdes en detaljeret drejebog med tider og rollefordeling. Her udarbejdes også fysiske og digitale materialer til brug for workshoppen og engagerende greb udvikles og indarbejdes, så workshoppen afholdes med et højt engagement og et højt læringsniveau hele vejen igennem.

Workshopkoncepter der understøtter en samarbejdsproces

Vi udvikler og forfiner hele tiden vores praksis, fordi alle projekter er forskellige og alle møder og workshops skal skræddersyes. Vi har dog grundlæggende en række workshopkoncepter, som vi tager afsæt i løbet af et projekt.

• Opstart – I projektets indledende fase er workshoppen ofte et relevant, da det er her, Epinion i samarbejde med kunden fastlægger både formål, indhold og form for et projekt med kunden. Det kan være en decideret opstartsworkshop, men det kan også være en workshop, hvor input til undersøgelsen udformes fx. i en spørgeskemaworkshop.

• Projekt-fase – I løbet af et projekt kan det være fordelagtigt at indtænke sparring og inddragelse, for at afstemme resultater og indsigter, så fokus stemmer overens med forretningsmæssige mål. Det kan være en analyseworkshop, eller en workshop der fokuserer på at udforme formidlingsformatet i leverancen.

• Forankring – I den afsluttende fase af et projekt kan indsigter, resultater og perspektiver blive aktiveret og forankret i en organisation ved hjælp af en resultat- eller forankringsworkshop. Her deltager typisk både de kundeteams, der har været med i opstarts- og projektfasen, men også en bredere ledelsesgruppe for en god start på organisatorisk forandring af den nye viden.

Engagerende greb der skaber meningsfulde samtaler

Vi benytter os af mange forskellige engagerende greb, til at understøtte de samtaler, vi ønsker deltagere på et møde eller en workshop skal have. I Epinion gør vi ofte brug af visuelle skabeloner. Altså arbejdsark eller plakater, som understøtter de opgaver, som deltagerne får. Derudover benytter vi gåture, LEGO, billedkort, video og VR alt sammen for at understøtte en meningsfuld samtale. Udover at understøtte en samtale, efterlader den engagerende stil nemlig også et aftryk, der ofte gør at deltagerne husker samtalen og indholdet bedre.

I Epinion kommer vi aldrig til at afskaffe møder og workshops, i stedet skaber vi meningsfulde møder og workshops, som understøtter samtaler mellem mennesker og skaber værdi i de processer, vi arbejder ind i sammen med vores kunder.

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan vi rådgiver indenfor Design, Innovation & Impact, er du velkommen til at række ud til Director, Maria Schwarz Lausten, masl@epinionglobal.com.