Sådan designer og faciliterer Epinion workshops

Hos Epinion er en workshop noget bestemt: et tilrettelagt forløb med et formål, en opgave og et output, der skal bruges til noget konkret bagefter. Vi designer og faciliterer hver uge en lang række af dem sammen med vores kunder, fysisk såvel som digitalt. Nogle gange som en del af et større analyseprojekt, andre gange som en selvstændig opgave. 

Det er her, vi bliver enige om retningen. Det er her, indsigterne bliver kvalificeret af dem, der kender organisationen indefra. Og i flere projekter er det også her, implementeringen begynder, mens projektet stadig kører, og ikke kun når rapporten er afleveret. 

Det hænger sammen med, hvordan vi ser vores rolle. Projektet er kundens. Vores opgave er at skabe rammen, hvor kundens egne folk arbejder med stoffet og tager ejerskab undervejs. Det kræver disciplin, faglighed og forberedelse, og der er aldrig to workshops, der er ens. 

 

Hvornår giver det mening at holde en workshop? 

En workshop giver mening, når der er et konkret output, som kun kan skabes af flere mennesker i samme rum. Er svaret allerede kendt, eller kan det skrives i en mail, behøver vi ikke mødes. 

Der er mange, der tror, at forberedelsen starter med at fastlægge en dagsorden. Det kan man gøre, men den mest effektive forberedelse starter med at overveje, hvorfor vi i det hele taget skal samles. Hvad skal der komme ud af det? Hvem skal deltage? Hvilken rolle har de? Det virker måske banalt, men ikke desto mindre glemmes denne del ofte, og det har konsekvenser for selve eksekveringen.  

Når vi har taget stilling til de overordnede linjer, og om vi overhovedet skal samles, overvejer vi, hvilke greb der kan understøtte det, vi gerne vil opnå. Først derefter udformer vi det detaljerede program og drejebog. På den måde får både formål og format fokus i forberedelsesfasen, og deltagerne møder op og bidrager, fordi de forstår processen, formålet og deres egen rolle. 

 

Hvordan udvikler vi en workshop? 

Vi udvikler workshops i to trin: konceptudvikling og detailplanlægning. Først lægger vi retningen sammen med kunden, derefter bygger vi selve forløbet. 

• Konceptudvikling: Vi afstemmer formål, output, deltagere, format, varighed og sted, og omsætter det til en konceptskitse med øvelser og materialer. Skitsen er udgangspunktet for dialogen med kunden, så vi er enige om, hvad workshoppen skal kunne, før vi bygger den.  

• Detailplanlægning og drejebog: Når retningen ligger fast, planlægger vi tider og rollefordeling og producerer de fysiske og digitale materialer. Her indarbejder vi også de greb, der holder engagementet og læringsniveauet oppe hele vejen igennem. 

Konceptudviklingen er i praksis ofte en miniworkshop i sig selv. Dette arbejde har nogle gange overraskende mange rul, før den sidder helt i skabet. Fx er det nogle gange her folk internt i en projektgruppe opdager, at de slet ikke er alignet om formål. Så vi sidder typisk sammen med kunden og arbejder os frem til formål og form, og den dialog gør, at retningen bliver kundens, længe før den egentlige workshop løber af stablen.  

Det siger også noget om, hvordan vi arbejder i det hele taget. Vi har én tilgang, der skalerer fra to mennesker om et bord til femogtredive i en sal. 

 

Hvilke workshops bruger vi undervejs i et projekt? 

I et rådgivnings- og analyseprojekt arbejder vi typisk med seks workshoptyper fordelt på tre faser: opstartsworkshop og spørgeskemaworkshop i opstarten, analyseworkshop og leveranceworkshop undervejs, samt præsentationsworkshop og forankringsworkshop i den afsluttende fase. 

 

 

 

Alle projekter er forskellige. I nogle indgår der kun én workshop og i andre projektforløb mange flere. Alle workshops skal skræddersys. Men de tre faser går igen: 

• Opstart: Her fastlægger vi sammen med kunden formål, indhold og form for projektet. Det kan være en decideret opstartsworkshop, men det kan også være en workshop, hvor input til en undersøgelse udformes, for eksempel en spørgeskemaworkshop. 

• Projektfase: Undervejs i et projekt kan sparring og inddragelse afstemme resultater og indsigter, så fokus stemmer overens med de forretningsmæssige mål. Det kan være en analyseworkshop, eller en leveranceworkshop om hvordan resultaterne skal formidles. 

• Forankring: I den afsluttende fase bliver indsigter, resultater og perspektiver aktiveret i organisationen gennem en resultat- eller forankringsworkshop. Her deltager typisk både det kundeteam, der har fulgt projektet, og en bredere ledelsesgruppe, så den nye viden får en god start på den organisatoriske forandring. 

 

Hvornår er workshoppen selve leverancen? 

Nogle gange er workshoppen ikke et element i et projekt, men hele opgaven. Her er det metoden, der bestemmer formatet, og outputtet er noget, kunden kan arbejde videre med med det samme. Fx 

 

• Fremtidsscenarieworkshop: Deltagerne arbejder med flere mulige fremtider frem for én forudsigelse. Formatet bruges, når usikkerheden er høj, og en organisation skal kunne handle robust på tværs af udfaldene. Ofte med udgangspunkt i signaler fra samfundsmæssige, adfærdsmæssige og teknologiske tendenser.  

• Strategiworkshop: Her omsættes en retning til prioriteringer, som deltagerne selv har været med til at træffe. Ejerskabet er hele pointen, for en strategi, ingen har rørt ved, bliver sjældent til noget.  

• Brugerinddragelsesworkshop: Her bringes brugernes behov, erfaringer og perspektiver direkte ind i udviklingen. Pointen er ikke bare at spørge dem, men at gøre dem til medskabere, så løsningen får afsæt i det, der faktisk betyder noget for dem. 

 

Hvad indebærer facilitering? 

Facilitering er arbejdet i selve rummet: at holde retning og tempo, sørge for at alle kommer til orde og runde en samtale af, når den har givet det, den kan. Et godt design gør en stor forskel, men det er her, det skal lykkes. Vi uddanner os i facilitering og erfaringsdeler læringer med hinanden.  

Derfor lægger vi vægt på, at der er en tydelig rollefordeling, når vi står i rummet. Hvem faciliterer, hvem samler op, og hvem har ansvaret for det faglige indhold. 

Nogle gange viser det sig undervejs, at deltagerne har brug for noget andet, end vi havde planlagt. Så justerer vi, uden at slippe formålet. Det er blandt andet derfor, forberedelsen er vigtig. Når drejebogen sidder på rygraden, er der overskud til at være til stede i rummet. 

 

Hvilke greb bruger vi til at skabe gode samtaler? 

Vi vælger greb ud fra den samtale, vi gerne vil have. Skal deltagerne prioritere sammen, skal de forstå hinandens hverdag, eller skal de forestille sig noget, der endnu ikke findes? 

I Epinion gør vi ofte brug af visuelle skabeloner. Altså arbejdsark eller plakater, som understøtter de opgaver, deltagerne får. Derudover benytter vi gåture, LEGO, billedkort, video, spil og samtalemenuer. Udover at understøtte samtalen efterlader den slags greb nemlig også et aftryk, der ofte gør, at deltagerne husker både samtalen og indholdet bedre. 

En god workshop kan altså sagtens indeholde post-its. Forskellen ligger i, at vi ved, hvad de skal bruges til, når deltagerne går hjem. 

 

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan vi rådgiver inden for Design, Innovation & Impact, er du velkommen til at række ud til Director Maria Schwarz Lausten, masl@epinionglobal.com. 

Maria Schwarz Lausten
DIRECTOR
masl@epinionglobal.com