Privatlivspolitik for Epinion

1. Formål

Epinion respekterer enhver persons ret til privatliv og ret til korrekt og lovlig behandling af deres personlige oplysninger. Som en betroet og profileret analysevirksomhed er det vigtigt for Epinion, at vores mange forskellige interessenter har tillid til vores behandling af fortrolige og personlige oplysninger.

Denne privatlivspolitik skal understøtte, at Epinion overholder den til enhver tid gældende lovgivning samt opfylder og overholder den gældende databeskyttelsesret, herunder EU’s databeskyttelsesforordning (EU-forordning 2016/679) og lov om behandling af personoplysninger. Ydermere understøtter denne privatlivspolitik, at Epinion lever op til de internationale etiske retningslinjer for analysevirksomheder, der er vedtaget af ESOMAR, analysevirksomhedernes internationale brancheorganisation.

Formålet med denne privatlivspolitik er derfor at sikre gennemsigtighed og lovlighed i vores behandling af personoplysninger over for de personer, der indgår i vores undersøgelser samt over for medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere.

Epinion sikrer løbende, at alle vores medarbejdere har kendskab til og arbejder i
overensstemmelse med denne privatlivspolitik.

2. Kontaktoplysninger på vores Databeskyttelsesrådgiver

Epinion er en virksomhed, der behandler personoplysninger på mange borgere, hvorfor vi har vurderet, at det er nødvendigt for os at have en Databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO på engelsk).

Du kan frit kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, hvis du har brug for rådgivning om brug af dine rettigheder, eller hvis du har andre spørgsmål om Epinions behandling af persondata:

Trine Genefke Bojsen
T: +45 87 30 95 00
E: dpo@epinionglobal.com

3. Grundlag, formål og principper for behandling af dine personoplysninger

Vi behandler forskellige typer af oplysninger om dig alt afhængig af, om du er deltager i en undersøgelse, medarbejder, samarbejdspartner eller kunde. Den største del af vores personoplysninger stammer fra deltagere i undersøgelser og analyser samt vores medarbejdere. Denne privatlivspolitik er derfor særligt henvendt mod disse grupper, da vi ikke behandler personlige oplysninger om samarbejdspartnere eller kunder til andre formål end kontraktopfyldelse mellem virksomheder. Endelig får vi også oplysninger om dig via cookies, når du besøger vores hjemmeside, såfremt du accepterer dette.

Vores undersøgelser følger altid et legitimt og anerkendelsesværdigt formål. I nogle undersøgelser behandler vi personoplysninger på vegne af offentlige myndigheder, interesseorganisationer eller virksomheder, og vi er i disse tilfælde databehandler. Du kan læse mere om, hvad dette betyder for dig og dine rettigheder i afsnit 6 i denne privatlivspolitik. Når Epinion er databehandler er vi underlagt den dataansvarliges instruktion ift. videregivelse, rettigheder mfl. Se mere i afsnit 8.

3.1 Hvis du deltager i en undersøgelse
Vi behandler kun de oplysninger om dig, som er nødvendige i forhold til at opnå formålet med undersøgelsen. Hvis du således deltager i en af vores analyser, som f.eks. et telefoninterview, et personligt interview eller et spørgeskema via et panel, søger vi altid at minimere de data, som vi indsamler ved kun at stille de spørgsmål og behandle de oplysninger, der er relevante og specifikt relateret til analysen.

Deltagelse i vores undersøgelser er altid frivillig og sker ofte på grundlag af et samtykke. Vi informerer dig således altid om formålet med undersøgelsen og indsamler og behandler ikke oplysninger om dig, hvis du ikke ønsker at deltage.

Herudover bestemmer du selv, hvor mange og hvilken type oplysninger du ønsker at afgive. Det er vigtigt for Epinion, at du deltager frivilligt i vores undersøgelser, og at du har en positiv oplevelse uden pres.

Du har altid mulighed for frit at trække dit samtykke tilbage, hvis du måtte fortryde din deltagelse i en analyse, og dette kan ske ved at rette henvendelse til Epinions Databeskyttelsesrådgiver, jf. afsnit 2 ovenfor.

Vi gennemfører også undersøgelser, hvor grundlaget for behandlingen ikke er samtykke. Her vil behandlingsgrundlaget ofte være legitime interesser og myndighedsudøvelse. Du kan altid framelde dig deltagelse i undersøgelsen, og vi vil også ofte kunne slette dine oplysninger. Der kan dog være tilfælde, hvor vi ikke kan slette dem. Her kan vi altid henvise dig til den dataansvarlige ved at kontakte vores DPO, som kan vejlede dig.

3.2 Hvis du er medarbejder eller ansøger
Hvis du er medarbejder i Epinion, behandler vi kun de oplysninger om dig, som er nødvendige i forhold dit ansættelsesforhold, og for at vi kan varetage vores lovmæssige forpligtelser som f.eks. at udbetale løn og administrere ferie.

Hvis du ansøger om en stilling hos Epinion, behandler vi ikke flere oplysninger, end det er nødvendigt for at vurdere din ansøgning, og vi beholder kun dine oplysninger i en begrænset periode, hvis du ikke får stillingen, jf. nedenfor i afsnit 4, 5 og 7.

3.3 Hvis du er deltager i et seminar/webinar
Når du deltager i et arrangement hos Epinion, behandler vi personoplysninger om dig med det formål at kunne kontakte dig før, under og efter arrangementet. Derudover behandler vi oplysninger om dig med det formål at kunne formidle relevant information, herunder markedsføring, hvis du har samtykket til det. Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på art. 6 (1) (b), hvis du selv er part til aftalen, da oplysningerne er nødvendige for at opfylde en aftale med dig. Behandlingen kan også finde sted på grundlag af art. 6 (1) (f), hvor den legitime interesse er at administrere arrangementer og udsende evalueringsskemaer mv.

4. Videregivelse

Epinion videregiver ikke oplysninger om dig til tredjeparter uden dit samtykke, medmindre vi gennem lovgivning eller på anden vis er retligt forpligtet.

4.1 Videregivelse hvis du deltager i en undersøgelse
Hvis du deltager i en undersøgelse, vil du altid forinden blive informeret om, hvorvidt din deltagelse er anonym, dvs. om det kun er Epinions medarbejdere, der kender din identitet, eller om dine besvarelser bliver delt med andre, f.eks. den kunde der har bestilt undersøgelsen. Derved er du sikker på at afgive dit samtykke på et informeret grundlag.

Herudover videregiver vi oplysninger i følgende tilfælde:

Oplysninger videregives til databehandler, som vi har indgået en databehandleraftale med, og som handler under instruks fra os. Databehandling sker altid i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og under de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.
I de tilfælde, hvor vi handler som databehandler og gennemfører undersøgelsen på vegne af en anden dataansvarlig, kan vi være retsligt eller kontraktligt forpligtet til at videregive dine svar. Vi vil dog altid informere dig på forhånd, hvis dine data videregives.

4.2 Videregivelse hvis du er ansøger eller medarbejder
Vi videregiver ikke dine oplysninger til nogen tredjepart, hvis du er ansøger til en stilling. Tilsvarende videregiver vi ikke oplysninger om vores medarbejdere uden deres samtykke. Vi videregiver dog oplysninger, hvor det er lovligt påkrævet, herunder i følgende tilfælde:

Oplysninger om ansatte videregives til offentlige myndigheder, i de tilfælde hvor vi i henhold til lovgivningen er forpligtet til at dele dine oplysninger f.eks. med SKAT i forbindelse med dit ansættelsesforhold.

Oplysninger videregives til private i forbindelse med dit ansættelsesforhold f.eks. pensionskasser.

4.3 Videregivelse hvis du er deltager i et seminar/webinar
Vi videregiver ikke dine oplysninger til tredjepart, hvis du deltager i et webinar/seminar, som er afholdt af Epinion alene medmindre du giver samtykke hertil. Hvis vi samarbejder med oplægsholdere eller kunder om eventet, så deler vi muligvis dine oplysninger med disse, hvis du samtykker til det.

5. Vi behandler disse typer af oplysninger om dig

5.1 Undersøgelser
I forbindelse med vores undersøgelser oplyser vi altid om, hvilke kategorier af oplysninger, som vi behandler. Alle undersøgelser er forskellige, og vi indsamler derfor forskellige oplysninger alt efter formålet med undersøgelsen.

Vi behandler typisk disse oplysninger i forbindelse med undersøgelser og analyser:

Navn, adresse, telefonnummer og e-mail for at kunne komme i kontakt med dig.

Derudover kan vi i nogle tilfælde også behandle følgende oplysninger:

CPR-nummer udleveret på lovlig vis gennem ansøgning ved Datatilsynet eller fra CPR-registret i de tilfælde, hvor vi gennemfører undersøgelsen på vegne af en offentlig myndighed eller på baggrund af et formål, der er i samfundets interesse.
Oplysninger som du selv afgiver i forbindelse med deltagelse i vores undersøgelser.
De kan handle om alt fra kundetilfredshed, opfattelser af brands og politiske
holdninger. Oplysninger kan stamme fra spørgeskemabesvarelser, video, billeder
eller lignende. Således er det ikke muligt her at angive en udtømmende liste. Du vil
dog altid blive informeret om, hvilken type af oplysninger, vi har brug for i
undersøgelsen.

5.2 Medarbejdere og ansøgere
I forbindelse med ansættelse eller rekruttering behandler vi følgende oplysninger om dig:

Navn, adresse, telefon, e-mail,
CV
Ansøgning
Straffeattest (hvis det kræves i forbindelse med tilbud om ansættelse)
Referencer
Eksamensbeviser/diplomer
CPR-nummer
Evt. fagforeningsmæssige forhold
Evt. andre oplysninger der har relevans for ansættelsen

Under ansættelse og i forbindelse med opsigelser kan vi udover ovenstående oplysninger behandle følgende oplysninger:

Helbredsoplysninger
Timesedler
Ferieoplysninger
Barsel og orlov
Evt. andre oplysninger med relevans for ansættelsesforholdet

5.3 Deltagere i seminar/webinar
Til brug for gennemførelsen af et webinar/seminar behandler vi kun almindelige personoplysninger herunder oplysninger om navn, stilling, e-mail og telefon.

Kilderne til de oplysninger, vi behandler, stammer fra dig selv eller fra din arbejdsgiver, hvis det er denne, der har tilmeldt dig kurset eller seminaret.

6. Dine rettigheder

I henhold til EU’s databeskyttelsesforordning, og den danske databeskyttelseslov har du en række rettigheder, som du kan påberåbe dig i forbindelse med Epinions behandling af personoplysninger. Disse rettigheder er som følger.

6.1 Oplysningspligt
Ved indhentelse af oplysninger oplyser vi dig om følgende:

Hvem vi er
Formålet med behandlingen, og hvilket retligt grundlag vi behandler dine oplysninger på
Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger, eller hvilke kriterier der anvendes til at fastlægge opbevaringslængden
Dine rettigheder til at anmode om indsigt, berigtigelse, sletning eller begrænsning af dine oplysninger, jf. mere i underafsnit nedenfor
Din ret til frit at trække et samtykke tilbage
Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver
Din mulighed for at klage

6.2 Indsigtsret
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og ret til at få en kopi af eventuelle oplysninger, som vi ligger inde med udleveret, herunder oplysninger om hvem der har videregivet oplysningerne, hvis de ikke kommer fra dig selv.

Du skal dog være opmærksom på, at denne rettighed kan være indskrænket som følge af forskningsparagraffen i den danske databeskyttelseslov.

6.3 Retten til sletning og retten til at få rettet oplysninger
Du har ret til at få oplysninger om dig slettet eller rettet. Du har ret til at få slettet dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, eller hvis du vælger at trække dit samtykke til vores behandling tilbage. Du kan desuden kontakte os, hvis du mener, at vi behandler dine persondata ulovligt.

Når du henvender dig med en anmodning om at få dine oplysninger slettet eller rettet, vurderer vi, hvorvidt betingelserne er opfyldt. Hvis betingelserne er opfyldt, retter eller sletter vi dine oplysninger hurtigst muligt, og ellers kontakter vi dig med en begrundelse for, hvorfor du ikke kan få slettet eller rettet dine oplysninger.

6.4 Klagemulighed
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, vi behandler dine oplysninger ulovligt, eller hvis du mener, vi ikke overholder dine rettigheder.

Du kan læse mere om din klagemulighed på Datatilsynets hjemmeside:
https://www.datatilsynet.dk/borger

7. Tidsfrister for sletning og opbevaring

7.1 Ved undersøgelser
Epinion sletter eller anonymiserer personoplysninger, når de ikke længere er relevante for det formål, som de blev indsamlet til.

Oplysninger indhentet i forbindelse med en undersøgelse opbevares som udgangspunkt i den periode, det er nødvendigt for at færdiggøre undersøgelsen, og sædvanligvis op til 6 måneder efter arbejdet med undersøgelsens resultater er afsluttet for at imødekomme eventuel revidering eller indsigelse fra kunden bag undersøgelsen.

Epinion gennemfører desuden længevarende undersøgelser, hvor det kan være nødvendigt at opbevare oplysningerne i en årrække for at sammenligne data over en længere periode.

Endeligt kan vi opbevare oplysninger længere af hensyn til statistiske formål og driftsmæssige hensyn eller af hensyn til særlige retlige forpligtelser.

7.2 Om medarbejdere og ansøgere
Vi opbevarer som minimum altid relevante personoplysninger i 5 år af hensyn til bogføringsloven, herunder oplysninger om lønudbetaling og andre oplysninger om ansættelsesforholdet. Desuden opbevarer vi personoplysninger i længere tid, hvis der er anden lovgivning, der pålægger dette.

Vi opbevarer kun jobansøgninger i en periode på op til 6 måneder.

8. Epinion som Databehandler

Epinion er databehandler i de tilfælde, hvor vi behandler oplysninger på vegne af en kunde, hvad enten denne er privat eller offentlig, som har rollen som dataansvarlig.

I disse tilfælde arbejder vi under instruks fra kunden, og det er derfor kunden, der bestemmer opbevaringslængden, og som er ansvarlig for overholdelse af dine rettigheder med den nødvendige assistance fra Epinion.

Når Epinion er databehandler, kan vi få udleveret personoplysninger fra kunden, og i disse tilfælde er det kundens forpligtelse at sørge for, at der er retligt grundlag for at videregive oplysninger til os. Vi påtager os aldrig opgaver, hvor der ikke er det nødvendige retlige grundlag for behandling af oplysninger, eller hvor behandlingen på anden vis vil være ulovlig eller uetisk.

9. Informationssikkerhed

Epinion har vedtaget en informationssikkerhedspolitik, der garanterer fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af oplysninger, gennem organisatoriske og tekniske sikringsforanstaltninger.

Alle oplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og informationssikkerhedspolitikken. Herved sikrer vi, at personoplysninger ikke går til grunde, kommer uvedkommende til kendskab eller utilsigtet ændres.

Vores informationssikkerhedspolitik sikrer desuden risikovurdering og konsekvensanalyse ved ændringer i IT-systemer eller vores interne arbejdsgange. Derved er dine oplysninger sikret et højt niveau af beskyttelse hos os.